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Organisationen in Zeiten von Unsicherheit und Digitalisierung von innen stärken

In der aktuellen krisenhaften Zeit sind viele Menschen und deren Organisationen (Betriebe, Institutionen) gezwungen, kurzfristig auf neue und ungeplante Situationen zu reagieren, um das Überleben und Weiterfunktionieren sicher zu stellen. Wegen der fehlenden Vorlaufzeit wird auf bekannte und einfach umzusetzende Lösungen und Massnahmen zurückgegriffen. Welche Wirkungen diese auf lange Sicht haben können, bleibt zunächst ausserhalb des Fokus.

Neue digitale und ortsunabhängige Formen der (Zusammen-)Arbeit sind ein Trend, dem sich künftig keine Organisation mehr entziehen kann. Einige Organisationen haben bereits vor Jahren begonnen, sich darauf einzustellen, andere unternehmen jetzt erste Schritte.

Um für die eigene Organisation einen guten Umgang zu finden, lohnt sich zunächst die Auseinandersetzung mit einigen grundlegenden Aspekten. Stelle dir dazu folgende Fragen: Wie steht es um das Vertrauen und Kontrollbedürfnis? Welchen Einfluss hat der verstärkte Drang des Menschen nach Ganzheit (Körper, Seele, Geist)? Worauf ist bei den genutzten Räumen zu achten? Welche Grundsätze wollen wir bei der Auswahl und Nutzung von digitaler Ausstattung berücksichtigen? Und wie lernen wir den Umgang mit neuen Arbeitsformen?

In Zeiten von Unsicherheit spielen darüber hinaus noch weitere Aspekte wie Transparenz, Sinnhaftigkeit, Kreativität und persönliches Wachstum eine Rolle. Welche Relevanz diese Aspekte für Ihre Organisation haben, hängt von der konkreten Ausgangslage ab.

Das Ziel all dieser Überlegungen ist, einerseits die Stabilität und Flexibilität deiner Organisation zu stärken, und andererseits Perspektiven zu entwickeln, welche langfristig Orientierung bieten.

Während dem Prozess der Analyse, Lösungserarbeitung und Umsetzung wird zudem die Beziehungsebene der beteiligten Menschen in deiner Organisation bewusst gestaltet.

Gwundrig geworden? Welche Fragen haben Sie? Ich stehe Ihnen gerne beratend zur Verfügung.

Entscheiden im Alleingang oder mit weiteren Beteiligten

Ich habe einmal einen Buchtitel gelesen, der mich zuerst zum Schmunzeln und etwas später dann auch zum Nachdenken angeregt hat: «Machen Sie doch, was Sie wollen!». Das ist ein Hinweis für den Umgang mit einem anstehenden Entscheid, den eine einzelne Person treffen kann. Doch wie verhält es sich mit Entscheiden, an denen mehrere Personen beteiligt werden sollen? Auf welche Art und Weise können Sie gemeinsam zu guten Entscheiden kommen?

Wenn in Ihrem Gremium oder Team in nächster Zeit ein oder mehrere Entscheide anstehen, unterstütze ich Sie als systemischer Organisationsberater gerne in diesem Prozess. Fragen Sie mich unverbindlich an.

Zum Ankommen in einer bestehenden Gruppe – mit einer kleinen Zeitreise

Du triffst dich in längeren zeitlichen Abständen mit einer bestehenden Gruppe von Menschen, sei es zu einer Sitzung, einem moderierten Erfahrungsaustausch oder einem Workshop.

Zum individuellen Ankommen kann sich beispielsweise die nachfolgend beschriebene Methode «Ankommen mit kleiner Zeitreise» eignen, welche ich selber kreiert und bereits erfolgreich angewendet habe.

Ankommen mit kleiner Zeitreise (Dauer etwa 15 Minuten)

Vorbereiten und Einführen durch Moderator:

  • Raum in drei Bereiche unterteilen (mit Kärtchen anschreiben) und allen Teilnehmenden zeigen:
    • 1. Bereich: Zeitraum vom letzten Treffen bis zum gestrigen Tag
    • 2. Bereich: Zeitraum von heute Morgen bis vor Beginn des Treffens
    • 3. Bereich: Jetzt im Moment
  • Ablauf erklären:
    • Jede/r Teilnehmende begibt sich auf eine Zeitreise, beginnend mit dem 1. Bereich, danach geht es weiter in den 2. und zum Schluss in den 3. Bereich.
    • In jedem Bereich gibt es eine Aufgabe, die jede/r still für sich ausführt.

Erster Aufenthalt (etwa 3 Minuten)

  • Begib dich in den 1. Bereich «Zeitraum vom letzten Treffen bis gestern»
  • Erlebe für dich still diesen Zeitraum nochmals:
    • Wie wirkt dieser Zeitraum auf mich? Zum Beispiel: grosszügig, dicht, bunt, schwarz-weiss, klar, verwinkelt, laut, ruhig, …
    • Tauchen angenehme oder unangenehme Erinnerungen auf? Lass sich einfach kommen und wieder gehen.
    • Bedanke dich und verabschiede dich von diesem Zeitraum.

Zweiter Aufenthalt (etwa 2 Minuten)

  • Begib dich in den 2. Bereich «Zeitraum von heute Morgen bis vor Beginn des Treffens»
  • Erlebe für dich still diesen Zeitraum nochmals:
    • Wie wirkt dieser Zeitraum auf mich?
    • Welche Momente im bisherigen Tagesverlauf hast du bewusst wahrgenommen/erlebt? Was ist einfach so passiert?
    • Bedanke dich und verabschiede dich von diesem Zeitraum.

Dritter Aufenthalt (etwa 1 Minute)

  • Begib dich in den 3. Bereich «Gerade Jetzt – im Moment».
  • Was erlebst du gerade jetzt? Wie fühlt sich dieser Moment an?
  • Bedanke dich und verabschiede dich von diesem Zeitraum.

Abschluss im Plenum (etwa 5 Minuten)

  • Alle Teilnehmenden kommen zurück in die gemeinsame Runde.
  • Wer das Bedürfnis hat, etwas aus seiner Zeitreise den anderen Teilnehmenden mitzuteilen, darf das jetzt tun.

Ankommen in einer Gruppe mit Situation und Rolle

Du triffst dich regelmässig oder von Zeit zu Zeit mit einer bestimmten Gruppe von Menschen, sei es zu einer formellen Sitzung, einem moderierten Erfahrungsaustausch oder einem Workshop. Zum Beginn des Treffens lohnt es sich, sich für das individuelle Ankommen und einen kurzen Austausch über Erlebtes Zeit zu nehmen. Dafür kann sich beispielsweise die nachfolgende Methode «Ankommen mit Situation und Rolle» eignen, welche ich selber kreiert und erfolgreich angewendet habe. Voraussetzung ist, dass sich die zusammenkommenden Menschen bereits kennen.

Ankommen mit Situation und Rolle

1. Schritt: Jede Person für sich (still) – etwa drei Minuten

  • Erinnere dich an eine Situation, ein Gespräch, ein Treffen oder eine Aufgabe, die dir in den vergangenen Tagen wichtig war.
  • Finde die Rolle, die du in dieser Situation eingenommen hast. Vielleicht hilft dir dabei die untenstehende Liste möglicher Rollen.

2. Schritt: Im Plenum – jede Person etwa eine bis zwei Minuten

  • Erzähle in zwei oder drei Sätzen, welche Rolle es war, und wie du dich dabei gefühlt hast.

Liste möglicher Rollen: Führer, Leader, Initiator, Treiber, Bremser, Rebell, Opfer, Retter, Bewahrer, Pragmatiker, Systematiker, Informationsverteiler, Idealist, Koordinator, Steuermann, Beziehungspfleger, Vollstrecker, Durchsetzer, Dirigent, Macher, Sprecher, Coach, Exponent, Angepasster, Hofnarr, Humorvoller, Fachmann, Innovator, Experte, Krisenmanager, Zuhörer, Revolutionär, Richter, Kontrolleur, Planer, Entwerfer, Buchhalter, Prognostiker, Analytiker, Fantast, Pedant, Formalist, Theoretiker, Inspirator, Visionär, oder eine andere Rolle…

Rollen statt Hierarchien?

Kaum eine Organisation, die sich nicht mit der Fragestellung beschäftigt. Was können wir tun, wenn die bisher bewährten Hierarchien mit den tatsächlich wahrgenommenen Rollen in Konkurrenz stehen? Wenn nicht mehr klar ist, wie entschieden wird? Wenn hierarchische Positionen in der eigenen Organisation als nicht mehr zeitgemäss gelten? Wenn das Rollenbewusstsein in der Organisation stärker wird?

Mögliche Antworten darauf könnten sein:

  • Wir rufen die Hierarchie als bewährtes Organisationsprinzip den beteiligten Personen wieder in Erinnerung, weil wir überzeugt sind, dass es sich beim aufkommenden Rollenbewusstsein lediglich um eine vorübergehende Modeerscheinung handelt.
  • Wir schaffen die bestehenden Hierarchien ab und setzen voll auf Selbstorganisation, weil nur dann das bereits vorhandene Rollenbewusstsein sein volles Potential entfalten kann.
  • Wir nehmen die Bedeutung von Rollen ernst und überdenken unser Hierarchieverständnis.

Zur Klärung der Fragestellung kann beitragen, sich den grundlegenden Unterschied zwischen Hierarchie und Rolle aus systemischer Sicht bewusst zu machen:

  • Hierarchie ist auf Dauer angelegt und an bestimmte Personen gebunden; sie kombiniert Aufgaben der Personalführung und der fachlichen Führung.
  • Im Gegensatz dazu ist eine Rolle nicht an eine bestimmte Person gebunden, sondern kann von verschiedenen und wechselnden Personen wahrgenommen werden und fokussiert auf die fachliche Tätigkeit.

Meine Erfahrungen

Hierarchie kann in gewissen Situationen die Zusammenarbeit und die Entscheidfindung vereinfachen, in anderen wiederum erschweren. Hierarchie ist heute noch in vielen Organisationen als wesentliches Ordnungsprinzip verankert. Das Konzept der Rollen ist ebenfalls seit langem bekannt und gewinnt in immer mehr Organisationen Bedeutung, um die Zusammenarbeit und Entscheidfindung zu organisieren. Die Titelfrage «Rollen statt Hierarchien?» beantworte ich aus systemischer Sicht mit einem klaren Nein. Es braucht in jedem Fall eine Kombination von Rollen UND Hierarchien. Das optimale Verhältnis und der Weg dorthin hängen allerdings sehr stark vom Zweck der Organisation, der aktuellen strukturellen und kulturellen Situation sowie dem Umfeld der Organisation ab.

Aus meinem Berater-Nähkästchen geplaudert

Meine bisherigen Mandate (Stand Herbst 2019) stammen aus folgenden Branchen: Finanzdienstleister, Non-Profit-Organisationen, Institutionen für Behinderte, Immobilien, Kirchen, Öffentliche Verwaltungen. Weitere Branchen sind möglich.
Meine Beratungs-Formate sind: Workshop, Team-Supervision und Einzel-Coaching.
Die beratenen Gruppen bestehen häufig aus fünf bis zehn Personen. Die Beratungsprozesse dauern zwischen zwei Monate und zwei Jahre.

Ab 1. August 2019: Beratung mit eigener Firma

Nach einer intensiven Vorbereitungszeit und schweisstreibenden hochsommerlichen Wochen ist es soweit:

Am 1. August 2019 starte ich offiziell mit meiner eigenen Firma „Dominik Rüesch Organisationsberatung“!

Damit beginnt eine neue Ära in meiner beruflichen Tätigkeit: Ich setze meinen Fokus voll auf die Beratung von Menschen in Organisationen bei Entwicklungs- und Veränderungsprozessen. Mit meiner mehrjährigen Erfahrung als systemischer Organisationsberater und kontinuierlichen Weiterbildung bin ich überzeugt, meinen Kunden und Kundinnen einen echten Mehrwert zu bringen.

Neue Aufgabe bei begrenzter Kapazität übernehmen

Du stellst dir folgende Situation vor: Du engagierst dich in einem Team oder einem Gremium, wo jede beteiligte Person ihre bestimmten Themen oder Aufgaben wahrnimmt. An einer Sitzung/Zusammenkunft taucht ein neue Aufgabe auf, für welche bisher noch niemand zuständig ist. Du wirst direkt angesprochen, ob du die Aufgabe übernehmen möchtest. Zwar hast du nicht so viel Zeit übrig, hast jedoch das Gefühl, dass es für die Gesamtorganisation wichtig sein könnte. In dieser Situation möchtest du einerseits dich selbst nicht überfordern, andererseits fühlst du dich der Gesamtorganisation verpflichtet. So kommst du zu einem guten Entscheid:

  • Frage die anderen Personen, als wie wichtig sie die neue Aufgabe einschätzen. Wenn sie generell als wichtig erachtet wird, dann würde das Engagement dafür auch geschätzt.
  • Stelle zur Diskussion, ob die anderen Personen dein Engagement auch mit begrenzter zeitlicher Kapazität als sinnvoll erachten würden. Wenn dies bestätigt wird, kannst du anbieten, die Aufgabe zu übernehmen.
  • Sei ehrlich zu dir selbst und fordere Unterstützung von weiteren Personen an, wenn es diese braucht.

Einfache Methode zum lustvollen Verzicht im Alltag

Nimm dir keine Zeit, sondern gibt sie dir wieder zurück für das, was dir wirklich wichtig ist. Das geht so:

  • Am Morgen früh gehst du gedanklich den Tag durch mit allen geplanten Wegen, Tätigkeiten, Kontakten, usw. Dann wählst du etwas davon aus, worauf du heute gerne verzichtest, weil es Zeit und Energie frisst und auch nicht überlebenswichtig ist.
  • Schreib dir ein Stichwort auf einen Zettel.
  • Am Abend lässt du gedanklich den Tag Revue passieren und überlegst, ob dir der Verzicht gut getan hat. Falls nicht, bitte nicht verzagen. Einfach am nächsten Tag erneut probieren. Irgendwann klappt es ohne langes Nachdenken. Viel Erfolg!